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特殊载体档案管理现状及对策

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作者:原作原创  来源:网络转载  发布时间:2015-12-22 15:28:00

   特殊载体档案包括照片、各种证书、奖状、奖牌、奖杯、印章、录音、录像等。在对内进行职工思想教育、对外宣传企业形象中真实、直观的特性,是其他任何载体形式的档案不能替代的,保存的完好与否,将直接影响到档案利用的效果高低,广大档案工作者,必须加强对特殊载体档案的管理,才能充分发挥其应有的价值。 
  1 特殊载体档案利用形式及其效果 
  通过对档案利用形式及其效果的统计分析,发现特殊载体档案的利用频率越来越高,在企业举办展览、庆祝纪念活动,制作画册、拍摄记录片以及编修史志等方面都大量地利用了特殊载体档案,而且从利用形式来看,多数是以拍照录像、翻拍、扫描、复印的形式加以利用。如淄矿集团埠村煤矿庆祝建矿50周年活动中,制作的大型画册《大地作证》及记录片《为了新的掘起》,扫描、翻拍照片档案45张、拍摄证书、奖牌等各类集体及个人荣誉23件,画册生动地再现了埠村煤矿50多年的沧桑巨变,记录片的播放更是引起广大干部职工强烈共鸣,深感企业今天的强大是多么的来之不易,立足本职岗位,爱岗敬业、踏实工作的豪情油然而生,不次于一堂生动、深入的职工思想教育课。淄博煤矿展览馆重新布馆工程,复印、扫描、拍摄各类档案资料85件,复印400多页,截取新闻录像时长达200余小时,翻拍照片30余张,仿真制作荣誉奖牌20余件。依托丰富、真实的档案资源布置起来的13个展厅,布局精美、场面壮观、气势宏大,吸引着广大干部职工及社会各界人士前来参观鉴赏,在社会上产生了深远的影响。淄博市委办公厅工作人员参观后感慨地说:“这里不仅展示了淄博煤矿的发展历程,也是淄博党建史、革命史以及改革发展史的一个缩影,我们要将这里作为爱国主义教育和传统教育基地,让各级领导干部认真学习、借鉴”; 本单位职工观看展览馆后意犹未尽地说:“作为淄矿的一员,在这里我用心体会了百年淄矿跌宕起伏、化蛹成蝶的难忘岁月,今后要勤奋工作,让淄矿变得更美好”。可见,特殊载体类档案的感染力之强,影响范围之广,社会效益之大是其他任何形式的档案无法比拟的。 
  2 特种载体档案管理现状 
  (一)收集不全面。一是来源于企业重大事项、重大活动的录像、照片档案,由于参与活动的单位较多,各自职责不清,摄录人员档案意识薄弱、收集工作的相对滞后,导致录像、照片档案归档质量不高、数量不全;其二是重要的荣誉证书、奖状、奖牌档案,领取单位归档不主动,漏归现象严重;三是录像带重复利用等诸多因素,造成录像资料流失的现象十分严重。 
  (二)整理不规范。主要表现在照片档案明的拍摄时间、背景、事由、照片中人物等说明不够详细,有些甚至没有说明文字,极大的降低了照片档案的真实可靠性,对利用者来说搞清楚照片的真实情况是个极大的挑战。 
  (三)保存条件不达标。一是库房通风条件差、温湿度大,奖牌受潮生锈、弯曲变形现象;二是声像档案没有专用的防磁柜,录像光盘有消磁现象;三是奖杯没有固定的摆放位置,受到外力碰撞,破碎损毁现象。 
  (四)数字化程度低。特殊载体档案形式多样,材质各异、大小不一,导致数字化方式不一,数字化的难度大。比如证书档案,幅面小的可以扫描,幅面大的就只能拍照;奖牌、奖杯档案只能拍照,但由于奖牌材质的特殊性,有些奖牌表面光亮如镜,拍照难度相当大;录像带要转换成光盘,必须有可用的设备;各种条件的制约,导致这类档案的数字化程度非常低。 
  3 解决对策 
  (一)加大收集力度。档案人员作为社会财富的管理者,本着对历史和未来负责的精神,不仅要保管好现有的档案资源,同时要对新生的档案资料进行全面的收集、整理,使档案在未来能够更加全面真实的再现历史。针对特种载体档案收集难的现状,在各种管理制度保障基础上,档案员要真正负起责任,与各相关部门多沟通、多联系,关注企业的重大事项和活动,对事项和活动中能产生哪些档案,哪些档案应在什么时间收集,向谁收集做到心中有数,做到事前策划,事中参与,事后跟踪,保证及时完好的收集归档。其次,下大力气做好宣传工作,随时随地进行档案意识宣传,提高广大干部职工档案意识,促进其主动存档。 
  (二)创新管理手段。利用现代化手段,对现有档案进行数字化处理,对老照片进行扫描,证书、奖牌、锦旗等实物类档案资料进行拍照,制作成电子档案,直接挂接在档案管理系统数据库中;以数码设备形成的照片,直接挂接在档案管理系统数据库中,实现实物与电子档案同时存档。另外对形成的所有电子档案采用U盘、移动硬盘,光盘制作两份备份,离线保存。其中一份可以直接向利用者提供,避免了每位利用者每次使用都要亲自进行拍照、扫描工作,既可以节约时间,实现资源共享,又可以避免档案原件外借,保证原件的完好无损,有利于提高档案的管理水平。另外,由于荣誉档案的利用者多数都是要求利用某一级别以上荣誉,因此,在档案管理系统“实物档案模板”中填加“级别”字段,这样就能很快在数据库中以“级别”检索到所需级别的全部档案资料。 
  (三)增加设施投入。档案管理虽然不会创造直接的经济效益,但所创造的社会效益和长远价值却不可估量。要做好档案管理工作,不断提高档案管理水平,先进的软硬件支持必不可少。因此,要加强对档案设施的投入,给档案管理工作创造一个良好的技术平台。比如,针对奖牌、奖杯等各荣誉档案易损的现状,可以制作荣誉展示台,把各类荣誉奖牌、奖杯摆放在固定位置,既美观又能提高安全保管的可靠性。针对录像带重复利用,声像资料流失现状,给摄像部门配置刻录机,将录像刻录成光盘保存,既能保证声像资料的完整,又便于档案管理人员在归档时利用电脑进行资料核实。针对照片档案收集不全面的状况,给档案部门配置摄影器材,档案管理者可以根据归档要求直接参与拍摄,及时填加注释,说明录入时间、地点、人物、事由、经办人员,确保照片的说明文字真实、全面、完整可靠,既能保证照片的归档数量,又能保证归档质量。 
  (四)丰富知识储备。档案管理者要主动学习业务知识,积极涉足新的学科领域,提高自身整体素质。档案管理既是一门专业性很强的学科,同时又与其它学科有着千丝万缕的联系。这就要求广大档案工作者,不仅要有丰富的档案专业知识和工作技能,同时还要掌握其它相关学科的知识,随着现代信息技术的发展,更是给档案工作的发展带来新的挑战。因此,档案人员必须要适应新形势,解放思想,敢于向传统观念挑战,善于提出新办法、新思路,解决新问题,勇于打破传统枷锁和管理模式,在档案业务上有所创新,有所突破。要不断学习新知识,拓宽视野,熟悉电子计算机技术、网络技术、信息技术、影像技术,在实际工作中做到触类旁通,灵活运用,使自己由单一专业型向一专多能的复合型人才转变,善于总结经验教训,大胆尝试新的管理方式,不断提高档案管理水平。 
  由于特殊载体档案的自身特点,在管理中难免出现这样那样的问题,随着科学技术的迅猛发展,还会不断出现各种新型载体档案,如何采取科学的方法加以保管利用,需要广大档案工作者不断进行深入的探讨和研究。 
  参考文献 
  [1]马献忠.关于企业特殊载体档案分类的思考[J]. 档案学通讯. 2000(05) 
  [2]袁国华.对几种特殊载体档案材料修复的探讨[J]. 档案管理. 2005(05) 
  [3]程倩.加强企业特殊载体档案的规范管理[J]. 山东档案. 2009(05)


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